Во время ввоза или вывоза товаров, которые содержат шифровальные средства и включены в перечень 2.19, работники таможенной службы, в странах-членах ЕАЭС проводят проверку сопроводительных документов, а пристальное внимание уделяют наличию нотификации.

Такой продукцией являются следующие устройства:

• персональные компьютеры, ноутбуки и нетбуки;
• мобильные телефоны со смартфонами и планшетами;
• компьютерные аксессуары, в том числе беспроводные;
• смарт-карты и часы;
• банковские банкоматы;
• компьютерные программы;
• вещательная и записывающая техника;
• серверы с операционными системами и другие высокотехнологические устройства.

Прежде чем получить документ необходимо сначала ознакомиться с его внешним видом. Нотификация должна быть составлена по форме, установленной Решением Коллегии ЕЭК № 30 от 21.04.2015г, она заключает в себе следующие данные:

• назначение и название товара;
• адрес и данные для регистрации заявителя;
• № категории;
• функционал, который не описывается в пользовательском руководстве;
• даты заполнения, номер регистрации и срок действия нотификации;
• заверенные подписи и печати.

Документ должен быть заполнен на русском языке, с небольшими исключениями для использования латиницы. После этого нотификация должна быть зарегистрирована в ФСБ. После регистрации она становится действительной.

Срок действия неограничен законом. Единственным требованием в законодательстве является то, что в период действия, производитель обязуется сохранить криптографические функции товара.

У нотификации имеется ряд преимуществ. Первым является то, что ввозимое оборудование содержит компоненты, которые могут использоваться для шифрования, но регистрация в ФСБ позволяет подтвердить, что угроз для России оно не представляет. Вторым преимуществом, предоставляемым нотификацией, является тот факт, что с её помощью в значительной степени ускоряется прохождения таможенных процедур, а также распространение товара на территории всех стран ЕАЭС. Все регистрационные данные хранятся в реестре ФСБ Российской Федерации.

Также существуют случаи, когда не требуется получать данный документ. Все они перечислены в законодательстве РФ:

• транзитные перевозки;
• использования в личных целях;
• организация выставки;
• проведение исследовательских работ и экспертиз;
• ввоз деталей, которые требуются для ремонта техники.

Для успешного оформления нотификации рекомендуется обращаться в специализированные компании, делается это для успешного оформления документа в ФСБ. Чтобы зарегистрировать разрешительный документ в ФСБ необходимо в специализированную компанию предоставить следующий пакет документов:

• данные заявителя;
• копию устава производителя, который зарегистрирован на территории Российской Федерации;
• техническую документацию на оборудование;
• данные о предназначении товара;
  
• информацию о криптографических данных устройств;
• легализованная доверенность от изготовителя.

Отказ в оформлении разрешительного документа является возможным и данную вероятность нельзя отменять. В случае если вами был получен отказ в оформлении нотификации для экспортно-импортных действий в Таможенном союзе, то не стоит расстраиваться. Вот ряд шагов в случае отказа:

1. Первым делом необходимо изучить саму формулировку отказа, потому что зачастую отказывают из-за нарушения каких-либо формальных требований оформления, что быстро исправляется.
2. После, требуется также изучить приложение и сравнить оформление поданного пакета документов с требованиями. В ответе могут даже не указываться все недочеты, а лишь самые существенные, поэтому даже при повторной подаче заявления вы также получите отказ.
3. В-третьих, необходимо связываться с исполнителем, но в случае, когда отказ произошел из-за неправильного кода шифрования, то исполнитель может быть не виновен. Также следует знать, что обычно работники ЦЛСЗ загружены и дача инструкций по телефону бывает затруднительной.
4. В случае, когда причина отказа становится ясной, то вы можете исправить все недочеты и вновь подать заявление на регистрацию. Но, к сожалению, подача во второй и последующие разы не ускоряет процесс принятия решения, и ждать придется минимум десять рабочих дней.

В случае не исправления всех ошибок заявитель также рискует получить отказ. Что в свою очередь способно затянуть оформление на границе, а значить и поставку продукции, это, в свою очередь, влечет не минуемые финансовые потери.

Также в случае повторной подачи заявления на выдачу нотификации для технически сложной продукции, сотрудники Федеральной службы безопасности могут начать проверять все более тщательно. В ходе проверок не редки случаи, когда оказывается, что товары подлежат лицензированию, а это в большом числе случаев просто приводить к невозможности их экспорта или импорта.